Goed omgevingsmanagement noodzakelijk tijdens renovatieproject

Verbinden was hét sleutelwoord voor bouwplaatsmanager Guido den Hertog van Dura Vermeer tijdens de grootschalige inpandige renovatie van het kantoorgedeelte van het Paleis van Justitie in ’s-Hertogenbosch. Van verbinden met de opdrachtgever en gebruikers tot verbinden met onderaannemers en omwonenden. “Goed omgevingsmanagement is noodzakelijk.” 

“Je moet begrip hebben van het primaire proces van de omgeving waar je te werk gaat, wil je succesvol kunnen renoveren”, stelt bouwplaatsmanager Guido den Hertog vast. Ruim drie jaar werkte hij aan de renovatie van het kantoorgedeelte in het Paleis van Justitie dat onder meer onderdak biedt aan de Rechtbank Oost-Brabant, het Gerechtshof, het Openbaar Ministerie, het IND en de Kinderbescherming. Afdelingen waarvan de primaire processen tijdens de werkzaamheden ‘gewoon’ moesten doordraaien. Een flinke uitdaging die volgens Guido alleen in samenwerking met de gebruikers van het pand kon worden aangepakt: “Om onze werkzaamheden zo in te richten dat ze de primaire processen van de gebruikers van het pand niet schaden, moeten we inzicht hebben in hun behoeften en belangen. Op basis van uitvoerige gesprekken en onderzoeken op de werkvloer, hebben wij de kaders gevormd waarbinnen het project kon worden uitgevoerd.” 

Geluidsoverlast 

In het geval van het Paleis van Justitie waren deze kaders bijvoorbeeld gebonden aan geluidsoverlast. “Vanwege belangrijke rechtszaken en gevoelige gesprekken die onderdeel uitmaken van het dagelijkse primaire proces, hadden we een maximale geluidswaarde die we mochten veroorzaken met onze activiteiten”, legt Guido uit. Zo schreef het geluidsprotocol van de opdrachtgever voor dat er alleen tussen 07.00 en 09.00 uur en na 17.30 uur geluid mocht worden geproduceerd. Deze afspraak werd geborgd door middel van geluidsmeters op de bouwplaats. Bij overschrijding van de afgesproken norm kregen Guido en de uitvoerders automatisch een melding zodat er direct maatregelen konden worden genomen. “Vooral in het begin zat er nog wel eens iemand tussen die dacht: ik boor nog even een laatste gaatje”, vertelt de bouwplaatsmanager.  

Het actief verbinden met onderaannemers was dan ook noodzakelijk om de verstoring van primaire processen te voorkomen: “We hebben bijvoorbeeld samen gezocht naar een aanpassing van de standaard werkmethodieken. Waar je normaal de hele dag gaten kan boren in vloeren en wanden, moesten we het nu samen zo plannen dat we overdag alleen geluidsarme werkzaamheden uitvoerden.” Ook vroegen de specifieke ‘spelregels’ van het project regelmatig om inzet buiten regulier werktijden. “Alleen in verbinding met elkaar door middel van goede communicatie kun je dit bewerkstelligen.” 

Omgevingsmanagement 

Ook verbinding met de omgeving van de bouwplaats was volgens Guido essentieel. In samenspraak met alle stakeholders is daarom voor de start van de bouw al contact opgenomen met omliggende bewoners om hen op de hoogte te brengen van alle werkzaamheden en de daarbij behorende hinder. “Wij realiseren ons dat zowel de aan- en afvoer van materialen als het geluid van de werkzaamheden impact hebben op de omgeving. Overlast volledig voorkomen kunnen we niet, maar we kunnen wel zo goed mogelijk rekening houden met de behoeften van omwonenden.” Guido heeft de overtuiging dat onbekend, onbemind maakt en vice versa. “Door onze gezichten te laten zien, onze plannen op tijd kenbaar te maken en korte communicatielijnen te hebben met de omgeving kunnen wij het project in fijn samenspel met de omgeving uitvoeren.” Belangrijk volgens de bouwplaatsmanager: “Klachten wil je te allen tijde voorkomen. Ze verstoren ons bouwproces met alle gevolgen van dien. Goed omgevingsmanagement is noodzakelijk.” 

Bouwapp 

Een voorbeeld van de korte communicatielijnen met de omgeving is de BouwApp van Dura Vermeer waar alle buurtbewoners via een QR-code in een brief toegang tot hebben gekregen. “Onze planning, beelden van de werkzaamheden, renders, foto’s van de renovatie; de app is eigenlijk een complete informatievoorziening over het project”, legt Guido uit. “De app stelt ons in staat in direct contact te staan met de omgeving op laagdrempelige wijze.” Zo werden bewoners via de app doordeweeks al op de hoogte gebracht van werkzaamheden die in het weekend zouden plaatsvinden. Maar ook leuke nieuwtjes, zoals dat achthonderd paleisdeuren een nieuwe bestemming hebben gekregen, en mijlpalen over bijvoorbeeld behaalde duurzaamheidsdoelstellingen werden gedeeld in de app. “We willen de omgeving op deze wijze onderdeel maken van het project. Hoe groter hun inzicht in ons proces, hoe groter ook het begrip voor de werkzaamheden.” 

Bevestiging 

Bewoners konden om die reden ook zelf zenden in de vorm van digitale en telefonische vragen of meldingen. “Bijvoorbeeld over de piepende geluidjes van achteruitrijdende shovels en heftrucks”, herinnert de bouwplaatsmanager zich. De piepjes konden vanwege wettelijke voorschriften niet worden uitgeschakeld, maar het achteruitrijden kon wel zoveel mogelijk beperkt worden. “We nemen bewoners serieus, handelen waar mogelijk naar aanleiding van hun meldingen en koppelen dit ook weer terug. Het werd ontzettend gewaardeerd.” Als kers op de taart kregen de bewoners een ontbijtcheque voor restaurant BUURT vlakbij het Paleis van Justitie als bedankje voor hun begrip. “We kregen meermaals van buurtbewoners te horen dat het presentje niet had gehoeven. Ze hadden namelijk nauwelijks last van ons. Dat is voor mij natuurlijk een mooie bevestiging dat wij onze taak op het gebied van omgevingsmanagement richting buurtbewoners goed volbrengen.” 

Cirkel rond 

Als voorbeeld van het belang van omgevingsmanagement noemt Guido de plaatsing van de bouwplaatsvoorzieningen. “Door de continue verplaatsing van gedetineerden konden wij de bouwplaatsvoorzieningen niet overdag plaatsen met onze hijskraan. We hebben in afstemming met de gebruiker en de onderaannemers de bruggen met bouwliften daarom in de avonduren geplaatst zodat het primaire proces van de gebruiker ongestoord door kon gaan. Vervolgens hebben we in overleg met de omgeving gekozen voor de inzet van elektrisch materieel om geluidsoverlast te beperken. En over dit mooie resultaat op het gebied van duurzaamheid, hebben we trots gedeeld in de bouwapp. Zo is de cirkel rond”, vertelt de bouwplaatsmanager enthousiast. “Op dezelfde wijze heb ik over elk facet van de uitvoering afstemming gezocht met opdrachtgever, gebruiker, onderaannemers en de omgeving.” 

Trots? 

Bescheiden geeft Guido toe dat trots eigenlijk wel op zijn plaats is. “Veel van de werkzaamheden op het gebied van omgevingsmanagement spelen zich af op de achtergrond, dus ik denk dat veel mensen niet weten wat er allemaal bij komt kijken. Maar Dura Vermeer zet hoog in als het gaat om contact met de omgeving, logistiek en publieke veiligheid en dat heeft ook bij het Paleis van Justitie zijn vruchten afgeworpen.” De weinige klachten die zijn binnengekomen ziet de bouwplaatsmanager als een bevestiging van het belang van het zoeken van verbinding. De bouwplaatsmanager benadrukt dat niet alleen hij verantwoordelijk is voor het succes bij het Paleis van Justitie. “Het is echt een team-effort. Van zowel de uitvoerders, projectleiders en communicatieadviseurs van Dura Vermeer als de mensen van de onderaannemers op de bouw tot betrokken gebruikers en medewerkers van de opdrachtgever. Verbinden doen je samen.”