Transparant en oplossingsgericht meedenken in een bouwteam

Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) heeft de afgelopen jaren samen met ingenieursbureau Iv-Infra en Dura Vermeer circa 7 kilometer weg vernieuwd. Om dat proces zo gesmeerd mogelijk te laten verlopen, kwamen de partijen elke maandagochtend als bouwteam bijeen. Niet in de verhouding opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar als één team dat open en transparant elk aspect van de klus bespreekt en met elkaar leert. In 2024 loopt het contract af, nadat nog eens circa 2,5 kilometer weg is vernieuwd. Iedereen is erg enthousiast over deze samenwerkingsvorm.

In een bouwteam werken opdrachtgever, bouwer en ontwerper nauw samen. Ze zijn alle drie specialist in hun eigen vakgebied, maar hebben elkaar nodig om de kwalitatief beste weg op te leveren met de minste overlast voor omwonenden. Het bouwteam bespreekt wekelijks de voortgang en eventuele uitdagingen. ‘Iv-Infra is de ontwerper, en daarmee de opsteller van het bestek’, legt ontwerpleider Chris Koolwaaij uit. ‘Dura Vermeer voert onderzoeken uit en weet met welke materialen je aan zo’n opdracht begint. HHSK gaat aan de slag met de communicatie en het omgevingsmanagement. Als je dat samenvoegt en wekelijks bij elkaar komt in een bouwteam, krijg je een proces dat goed loopt.’

De Krimpenerwaard is een veenachtig, agrarisch gebied dat vraagt om een specifieke aanpak. ‘Maar we hebben als bouwteam alle problemen in een vroeg stadium getackeld,’ vertelt projectleider Wouter Groen van Dura Vermeer. De meeste wegen bevinden zich er in een slappe, veelal veenachtige ondergrond. Het verhardingsadvies is daarom een belangrijk onderdeel van de voorbereiding. Chris: ‘Dura Vermeer weet dan wat voor materiaal ze moeten draaien en als zij met ons meedenken heeft dat grote voordelen. Zeker gezien wat we op de Koolwijkseweg hebben meegemaakt, waarbij de fundering anders was opgebouwd dan vooraf was aangenomen vanuit het onderzoek. Al die leerpunten nemen we mee en omdat we samen aan tafel zitten, biedt dat een toekomstvaste constructie voor het Hoogheemraadschap.’

Eén gezicht

Het bouwteamoverleg, dat na het begin van de coronacrisis via Teams verliep, kende een actielijst en een projectplanning. Contractmanager en manager programmabeheersing Theo Peeters van HHSK haakte aan bij nieuwe ontwikkelingen, zoals wanneer bepaalde onderdelen duurder dreigden te worden. Zijn collega, omgevingsmanager Manon Otterloo, ging de verkennende gesprekken aan met de betrokken omwonenden en ondernemers om te horen waar vragen, zorgen of wensen lagen. ‘Iemand van Dura Vermeer ging met mij mee alle adressen langs met de eerste opzet van het ontwerp. De input die we daar kregen, namen we mee om eventueel iets in het ontwerp aan te passen.’

Wouter: ‘We zijn met één gezicht naar buiten getreden en met de bewoners in gesprek gegaan. We hebben nu vijf projecten op deze manier gedaan.’

Transparant en oplossingsgericht

Alle betrokkenen vinden het jammer dat het bouwteam gaat stoppen. ‘We hebben een hartstikke fijne samenwerking met elkaar,’ vertelt Chris. ‘Iedereen is open, transparant en oplossingsgericht. Hoewel we allemaal een andere werkgever hebben, zijn we helemaal op elkaar ingespeeld.’

Theo: ‘Wij hebben ons programma laten auditen door een externe partij en die adviseerde ons om nog meer de regierol te nemen. Maar we kunnen de volgende keer niet zomaar weer met Dura Vermeer aan tafel gaan. Daar zijn allemaal aanbestedingsregels voor.’

Wouter voegt toe: ‘Vanuit Dura Vermeer zou ik het wel jammer als het bouwteam stopt. Alle samen opgebouwde kennis en ervaringen zullen met andere partijen opnieuw moeten worden opgebouwd.’

Iedereen rent voor elkaar

Het succes van het bouwteam is aan meerdere factoren te danken. Maar de openheid naar elkaar toe wordt door bijna iedereen als eerste genoemd. Transparant zijn, verwachtingen uitspreken en eerlijk je mening geven. Theo: ‘Iedereen heeft zijn eigen blik en het blijft een uitdaging om elkaar te vinden. Maar dat is al die tijd heel goed gegaan. De eerste verrassing was een weg die aanpassingen nodig had die extra geld zouden kosten. En als één weg duurder wordt, is er minder geld over voor andere wegen. Dan is het zoeken naar hoe je alsnog zoveel mogelijk kwaliteit levert. En met elkaar hebben we gewoon toch heel mooi werk kunnen maken.’

Chris: ‘Ik zit ook in andere bouwteams en om nou precies het verschil te duiden is best lastig, maar hier is alles heel open. Je kan alles tegen elkaar zeggen. In sommige andere bouwteams ben je gewoon de opdrachtnemer. Dat is toch wat anders dan hoe we het hier doen. Dit werkt fijner. Je zit meer op één lijn en als het nodig is rent iedereen voor elkaar.’ ‘Bovendien is er aan alle kanten een besef van gedeeld probleemeigenaarschap,’ voegt Manon toe.

Gemakkelijk en snel schakelen

Chris: ‘Bij een project dat heel erg onder druk stond, Tiendweg West in Ouderkerk aan den IJssel, moesten we in hele korte tijd van alles voor elkaar boksen. Toen hebben we de taken gewoon binnen het bouwteam verdeeld en niet gekeken naar wie de aannemer of de opdrachtgever is. Ik zie op zo’n moment alleen collega’s. Je zit allemaal aan dezelfde kant van de tafel.’ Manon: ‘Bij vragen op technisch vlak kan ik heel snel schakelen. In de buitenlucht kan de uitvoerder door middel van een touwtje en een potlood meteen laten zien hoe alles eruit komt te zien.’

‘Dat heel gemakkelijke en snelle schakelen maak je niet overal mee,’ weet Wouter. ‘Als we zoals we hier al aan de voorkant helemaal in de voorbereiding meedraaien, kan je gerichtere en betere informatie naar buiten brengen over doorlooptijden, hinder of stremming. Er zijn dan niet zo gek veel verrassingen in de uitvoering. Je maakt de plannen met elkaar en wat we aan de voorkant bedenken, voeren we ook uit.’

Van A tot Z

‘Het mooiste zou zijn als iedereen er al bij de eerste verkenning van de weg bij is,’ vindt Theo. Het huidige bouwteam is er tot en met de prijsvormingsfase. Wouter zou dat graag doortrekken naar de fase van directie en toezicht. Hij kan daarvoor op instemming reken van zijn bouwteamgenoten. Wouter: ‘Je hoort nog wel eens vanuit de directievoerder de vraag hoe er in de bouwfase over iets is nagedacht. Dat zijn woorden die je eigenlijk niet wil horen. Die persoon zou al in het voortraject moeten zijn aangehaakt, zodat je als bouwteam van A tot Z een werk maakt.’